遠端辦公是新型態的工作模式，視訊會議亦成為工作者的日常活動，但無論人們對會議軟體的熟悉程度如何，有一個問題始終難以跨越就是：「如何知道聽眾的反應？」
不是每個人都習慣在視訊會議時打開鏡頭，或有時開視訊會議的當下環境不方便打開鏡頭．除此之外，與會人為了避免聲音干擾多半會將麥克風切換成靜音，因此視訊會議對講者而言，等同是在看不見、聽不到的狀態下進行簡報，明明聽眾就在會議室，卻顯得是在一個黑暗看不到人的空間中開會。
面對面溝通時，有經驗的講者可以從聽眾的眼神、表情、肢體等讀出很多言外之音，進而調整簡報的內容，以符合當下的氣氛。在視訊會議時，一但與會人關掉鏡頭與收音，等同剝奪講者的眼睛與耳朵，導致難以掌握聽眾的肢體在會議中及時做出調整，如此一來也會增加額外的溝通成本影響會議成效。
我們可以將原因歸咎於設備或是對方不配合等，但聽眾有沒有可能是不知道該怎麼做才能將適當的反饋傳遞給講者，又不會干擾視訊會議的進行？從這個角度思考，身為簡報者或會議主持人，可以在視訊會議中主動為聽眾創造「回饋的機制」，引導聽眾回應並建立良性的互動。
我們可以依照會議的進行流程，逐步的替視訊會議的與會者建立回饋機制：
視訊會議中的聽眾回應機制動作一：會議開始前請與會者進行設備測試
「有沒有聲音？看不看得見？」，我們常在視訊會議進行中途確認設備狀況，既然如此，何不直接將設備測試納入議程中，安排五分鐘的時間，由主持人邀請大家輪流測試麥克風、鏡頭與螢幕分享功能等是否正常，一切就緒後再正式開始會議，一來避免會議中的設備狀況，二來也藉此讓與會者暖身，將注意力集中在接下來的會議上。
將設備測試納入視訊會議的議程中，安排五分鐘的時間，由主持人邀請大家輪流測試麥克風、鏡頭與螢幕分享功能等是否正常，一切就緒後再正式開始會議
視訊會議中的聽眾回應機制動作二：事先制定並告知與聽眾「發言的規則」
如果是需要與會者發表意見或參與討論的會議，除了回應的機制，還需要事先制定「發言的規則」。
如果與會人數在三到五人間，可以讓會議主持人直接點名，或者輪流發言，賦予每個人發言的機會 (與義務)，就算真的沒意見也無妨，至少能維繫聽眾的注意力。如果人數再多一些，可以善用會議軟體的留言功能，請大家隨時將問題或想法打在上面，最後在安排的討論時段中逐一處理，暨可保持會議的流暢，也達成討論的目的。
如果視訊會議是需要與會者發表意見或參與討論的會議，除了回應的機制，還需要事先制定「發言的規則」
視訊會議中的聽眾回應機制動作三：講完一段後稍作暫停，主動詢問「有沒有問題？」
簡報內容較多時，講完第一段後稍微暫停一下，詢問聽眾有沒有要多做說明的地方，並徵詢主管或會議主持人，是否要先給予回饋？還是可以把內容講完再一次討論？
有時聽眾會不好意思打斷講者，但如果是講者自己提出，將主導權還給聽眾，就能創造相對自在的氣氛，讓與會者願意直接表達意見 ; 如果當下沒有人想發言，也能順勢將主導權收回，在聽眾同意的狀態下，用自己的節奏進行簡報。
視訊會議的簡報內容較多時，講完第一段後稍微暫停一下，詢問聽眾有沒有要多做說明的地方