遠距工作的概念日漸興盛，因為遠距工作能突破地域與時間限制，也因此視訊會議成為近來企業開會的熱門管道。然而少了面對面的溝通，視訊會議需要更有效率的進行方式，然而不論是實體或者視訊會議，都可以用以下方法提升會議效率：
改善會議流程的方法1. 設立明確的會議流程
事先通知會議的目的、流程、發言時間等資訊，讓與會者帶著準備來開會。如有需要討論的事項，可採用「統問統答」的方式進行，亦即所有人報告結束後，再針對特定議題討論，讓每個環節都專注在一件事情上。
事前說明會議流程
改善會議流程的方法2. 有效的報告內容架構
報告中依照「結論」、「洞察」、「行動」的順序報告。結論是指現況、事實，先讓聽眾掌握概況，接著提出洞察，解釋原因或分析狀況，最後給予後續要採取的具體行動。舉例：冰品店上週的業績很差（結論）/ 原因是氣溫突然驟降（洞察）/ 建議做買一送一優惠促銷（行動）。
有經驗的同事或主管通常早就理解狀況與問題，因此「結論」與「洞察」的篇幅盡量精簡，將重心放在具體量化的「行動」，才能提升透過視訊會議進行進度報告的價值。
會議的報告內容架構